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Voiture de fonction ou indemnités kilométriques : quelle solution pour vos collaborateurs ?

En ce qui concerne les frais de voiture des employés ou les collaborateurs en déplacement professionnel, l’entreprise peut choisir d’utiliser la voiture personnelle du collaborateur avec le mode de remboursement des frais ou l’indemnité kilométrique, ou d’accorder l’utilisation d’une voiture de société, avec une option supplémentaire entre l’utilisation exclusive ou mixte.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, la législation prévoit qu’après la délivrance de l’autorisation de l’entreprise d’utiliser la voiture personnelle de l’employé, ce dernier doit remplir mensuellement un justificatif, indiquant la distance parcourue, l’objet du déplacement, et le type de véhicule utilisé. Chaque mois, une indemnité est versée par l’entreprise, basée sur le barème des indemnités kilométriques de l’année en cours fournis par l’administration fiscale. L’entreprise peut également appliquer son propre barème.

Avantages en nature

Il convient de rappeler que les indemnités kilométriques versées au salarié ne sont pas imposables, tant au niveau fiscal que de charges sociales. Si, en revanche, l’entreprise accorde à l’employé l’usage d’une voiture de société, il convient de distinguer l’usage exclusif par l’entreprise et l’usage mixte, c’est-à-dire également à des fins privées. Dans le premier cas, puisque la voiture n’est accordée au salarié que pendant les heures de travail, celui-ci n’est pas imposable.

La situation est différente en cas d’utilisation mixte de la voiture par l’employé (pour ses déplacements personnels). Dans ce cas, il reçoit un avantage en nature, car la voiture est à sa disposition même après ses heures de travail. Conformément au code des impôts, l’avantage en nature peut-être quantifié via les frais réels ou une évaluation forfaitaire (jusqu’à 12% du coût d’achat). En cas d’acquisition du véhicule (ou sa location) en cours d’année, l’avantage en nature sera calculé au prorata du nombre de mois d’utilisation de la voiture.

Voiture de fonction ou personnelle ?

Cette prémisse étant nécessaire, voyons maintenant quelle est la solution la plus pratique entre l’utilisation d’une voiture de société et la voiture personnelle. Car en plus de la voiture de fonction, l’employé ou le gérant peut également utiliser sa voiture personnelle. Donner une voiture de fonction à un collaborateur n’est pas toujours la meilleure solution. Dans certains cas, l’utilisation d’une voiture personnelle et le remboursement des indemnités kilométriques peuvent être une méthode alternative plus avantageuse.

Le remboursement des frais kilométriques n’est pas calculé au hasard, mais en fonction (entre autre) du type de voiture utilisée. Pour faire le calcul, il suffit de consulter le site de l’administration fiscale impots.gouv.fr pour retrouver le simulateur permettant de calculer des frais kilométriques de l’année. Le montant de l’indemnité est fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule et du kilométrage parcouru.

Exemple de calcul avec un véhicule de fonction

Prenons un cas concret pour mieux comprendre lequel est le plus pratique : la voiture de société ou la voiture personnelle. Pour des raisons de confidentialité, nous appellerons Alain, un collaborateur de la société Ziptuning, et qui a roulé en 2020 avec la voiture louée par Ziptuning :

  • 9 250 km pour l’activité professionnelle ;
  • 4 000 km pour un usage personnel.

Pour la même voiture, les frais engagés par Ziptuning en 2020 sont :

  • la mensualité du leasing de 590,00 euros (soit 7080 euros/an),
  • le carburant qui s’élève à 1232,35 euros,
  • la taxe sur les véhicules de tourisme de société (TVTS) à 650,00 euros,
  • l’entretien courant annuel pour 450,00 euros.

pour une dépense totale annuelle de 9412,35 euros.

Calcul avec des indemnités kilométriques

En pratique, maintenant, Alain est remboursé par le biais de ce qu’on appelle les indemnités kilométriques. Sur la base des kilomètres parcourus, Alain demande le remboursement du kilométrage, dont la valeur varie selon la puissance et le kilométrage de son véhicule.

  • Distance parcourue à titre professionnel : 9 250 km ;
  • La voiture de Alain a une puissance fiscale de 6 CV.

L’indemnité kilométrique annuelle versée par Ziptuning à Alain (selon le tableau fiscal de l’année 2020) sera de : (9 250 x 0,323) + 1256 = 4244 euros.

Avec cette nouvelle approche, les kilomètres parcourus ne changent pas, mais l’économie réalisée par l’entreprise est non négligeable. La dépense annuelle passant de 9412,35 à 4244 euros. Soit près de 5000 euros d’économie. Une économie considérable pour l’entreprise, surtout si elle doit équiper plusieurs collaborateurs en véhicule de société !